6. Abteilung 3 Erwerbung und Erschließung

 

6.1 Erwerbung

Vorbemerkung

Das Erwerbungsjahr 2000 war insofern ein bemerkenswertes Jahr, als es von mehr als den üblichen Turbulenzen um den Bibliotheksetat geprägt war, die bis über den Jahreswechsel 2000/2001 angedauert haben. Der Ablauf verdient daher festgehalten zu werden:

Mitte Mai 2000: Beschluss der Bibliothekskommission zur Mittelverteilung.

Ende Juni 2000: Entscheidung der Haushaltskommission des Senates für eine andere Verteilung als die von der Bibliothekskommission vorgelegte.

Anfang Juli 2000: Senatsbeschluss über die Mittelverteilung entsprechend der Vorlage der Haushaltskommission. In dieser Senatssitzung sah sich die Bibliotheksleitung gezwungen mitzuteilen, dass nach der Aussage des Hauptlieferanten der Zeitschriften Preissteigerungen und Euroschwäche die Kosten für diese Literaturgattung bis um DM 300.000 ansteigen lassen würden. Davon seien alle Fächer betroffen, wenn auch in höchst unterschiedlichem Maße. Dies bedeutete, dass der noch vorhandene frei verfügbare Ausgabenrest von ca. DM 300.000 aufgebraucht war, auch wenn sich einzelne Fächer noch in einem positiven Bereich befanden. Um überhaupt noch einmal Spielraum für den Kauf von Monographien zu haben und um den Fächern, die von den Preissteigerungen nicht so stark betroffen waren, ein halbwegs normales Arbeiten weiterhin zu ermöglichen, erging an alle Fächer der Auftrag, den Zeitschriftenbestand kritisch zu überprüfen mit dem Ziel von Abbestellungen; alternativ dazu könnten auch Mittel des Faches zum Ausgleich herangezogen werden. Gleichzeitig musste bis auf weiteres ein Erwerbungsstopp angeordnet werden.

Ende Juli 2000: Mitteilung der Hochschulleitung, dass aufgrund einer haushaltsrechtlichen Änderung von Anfang 2000 die Einnahmen aus Fernleih- und Säumnisgebühren für den Literaturerwerb verwandt werden können. Diese Mittel wurden zunächst auf DM 150.000 geschätzt, sie beliefen sich dann tatsächlich auf DM 159.128. Die zusätzlichen Mittel wurden von der Erwerbungsabteilung der Bibliothek umgehend in Analogie zur Verteilung der bisherigen Mittel auf die Fächer heruntergebrochen.

Oktober 2000: Mitteilung der Hochschulleitung, dass die Bibliothek von der 5%-Sperre auf die 71-er Mittel freigestellt werde. Der Betrag von DM 178.900 wurde der Literaturerwerbung zugeschlagen und ebenfalls auf alle Fächeretats verteilt.

Februar 2001: Endgültige Verabschiedung des Haushaltes 2000 durch den Senat. Wegen einer insgesamt niedriger als erwarteten Mittelzuweisung an die Universität durch das Ressortministerium wurde der Haushaltsansatz der Bibliothek nachträglich um knapp DM 169.000 gekürzt. Da alle Mittel im Dezember bis auf einen Rest von ca. DM 17.000 ausgegeben worden waren, war der Gesamthaushalt um etwa DM 150.000 überzogen, eine Summe, die als „Schulden“ mit ins Jahr 2001 genommen werden muss. Davon sind alle Fachkontingente betroffen.

Unter den Vorzeichen dieses Zickzack-Kurses muss der Erwerbungsverlauf des Jahres 2000 gesehen werden: zunächst ein halbwegs normales Jahr bis zum Frühsommer, gefolgt von einem totalen Stopp, schließlich ein Wiederanlaufen vor dem Hintergrund der intensiven Bemühungen der Universitätsleitung, die Bibliothek trotz beachtlicher eigener Finanzprobleme mit Erwerbungsmitteln zu versorgen und am Ende konterkariert durch die endgültige und niedriger als angenommene Mittelfestsetzung nach Haushaltsschluss. Die dramatische Situation erlangte einen gewissen Bekanntheitsgrad, denn neben der örtlichen Presse war sie dem Regionalfernsehen sowie der ARD einen kurzen Sendebeitrag wert.

 

Monographien

Der Stand des Personals in der Erwerbungsabteilung hat sich gegenüber dem Vorjahr nicht verändert.

Die Anzahl der ausgedruckten und verschickten Bestellungen betrug 7.362 (1999: 16.136). Hier wirkte sich der zweimonatige Bestellstopp aus sowie wesentlich erhöhte Ausgaben für Zeitschriften. Hinzu kommen noch E-mail-, FAX-, Internet- und antiquarische Bestellungen.

Für DM 1.424.182 (2.088.319) wurden 33.549 (22.858) neue Medien gekauft, davon u.a. 12.332 (21.005) Medien in gedruckter Form und 21.027 (1.216) Mikromaterialien: Der enorme Zuwachs gekaufter Mikromaterialien erklärt sich durch den einmaligen Kauf von 20.313 Mikrofiches der „Bibliothek der Deutschen Literatur“.

 

Geschenke, Tausch, Dissertationen

 2000  (1999)  
Geschenke Monographien:
Anzahl:4.176(13.352)
davon Mikrofiches:6(6)

Im Jahr 1999 wurden hier die Bandzahlen zweier älterer Sammlungen erfasst (ges. 7.844). Unter Berücksichtigung dieser Zahl ist demnach tatsächlich ein Rückgang der eingearbeiteten Geschenke zu verzeichnen.

 

Tausch Monographien:
Anzahl:394(470)
davon Mikrofiches:0(0)

 

Dissertationen:
Anzahl:1.085(1.482)
davon Mikrofiches:220(269)
davon Trierer Dissertationen:116(77)
davon elektronische Versionen:16(5)

 

Tauschvolumen:
Anzahl der für den Schriftentausch zur
Verfügung stehenden Schriftenreihen,
Zeitschriften, Jahrbücher, etc.:
14(14)
Anzahl der regelmäßigen Tauschpartner:241(241)

 

Abgänge:
Anzahl:345(473)
davon Mikrofiches:0(0)

 

Zeitschriften

Im Jahr 2000 verzeichnete die Zeitschriftenakzession 5.243 (1999: 5.582) laufende Zeitschriftenabonnements und 54 (1999: 64) Zeitungsabonnements (davon 8 auf Mikrofilm und 1 CD-ROM-Abo).

Die Zeitschriftenabonnements gliederten sich wie folgt:
 Inland  Ausland  
Kauf1.5582.596
Geschenk588315
Tausch13353

 

Für die Kauf-Abonnements ergaben sich Ausgaben in Höhe von DM 1.891.739 (1999: DM 1.472.561). Ein Teil der Mehr-Ausgaben verglichen zum Vorjahr entstand durch einen Abschlag in Höhe von DM 216.474,32 an den Lieferanten Swets.

Den 12 (34) Neubestellungen standen 135 (165) Abbestellungen gegenüber. Außerdem haben 163 (59) Zeitschriftentitel ihr Erscheinen eingestellt.

 

Zeitschriften-Verwaltungssystem i3v

Im Jahr 2000 konnte die Arbeit mit dem im Vorjahr beschafften System i3v (Integrierte institutionelle Informationsverarbeitung) für die Verwaltung der Zeitschriftenerwerbung aufgenommen werden.

Anfang Januar wurde damit begonnen, die Daten aus dem Kardex nach i3v zu konvertieren. Hierzu gab es stundenweise Unterstützung durch zwei Mitarbeiterinnen der Monographienerwerbung und eine Mitarbeiterin der Katalogisierung. Ein Kollege aus der Monographienerwerbung übernahm zudem das Sortieren der Drucksachen (Bund-Länder), um dadurch die Zeitschriftenakzession zu entlasten. Zwecks Konversion wurden die Zeitschriftentitel des Kardex von A-Z in das i3v-System eingegeben, d.h. ein Teil der Daten konnte aus dem OPAC kopiert werden, die Mehrheit der Daten musste von Hand eingegeben werden. Gleichzeitig wurden alle in 2000 eingegangenen Hefte erfasst. Dieser Vorgang war einschließlich einer Endkontrolle durch die Zeitschriftenakzession und entsprechender Korrekturen Ende September abgeschlossen.

Ende Januar fand die zweite Schulung der Vertreiber-Firma GINIT statt. Im März wurde in enger Zusammenarbeit mit dem Mitarbeiter der Einbandstelle die Arbeit mit dem i3v-Buchbindermodul begonnen.

Als letztes i3v-Modul wurde das Rechnungsmodul im Juli eingeführt. Um ein komplettes Zeitschriften-Rechnungsjahr 2000 mittels i3v darstellen zu können, wurden rückwirkend alle 1.230 bis dahin konventionell bearbeiteten Rechnungen eingegeben.

 

ZDB – Zeitschriftendatenbank

Am 3.1.2000 ging eine neue ZDB ans Netz. Die vom DBI betreute IBAS-ZDB wurde durch ein ILTIS/PICA System abgelöst, welches bei Der Deutschen Bibliothek in Frankfurt läuft.

Neben der Einführung des elektronischen Verwaltungssystems i3v mussten die Mitarbeiterinnen der Zeitschriftenakzession also auch für dieses neue ZDB-System geschult werden. Dies übernahm ein Mitarbeiter der Katalogisierung, der ebenfalls mit der ZDB arbeitet und hierzu eine einwöchige Schulung in Bielefeld absolviert hatte.

Im Berichtsjahr wurden von der Zeitschriftenakzession im neuen ZDB-System 6 neue Titelaufnahmen, 285 neue Lokalsätze, 812 Lokalsatzkorrekturen und 31 Korrekturanträge angelegt.

 

6.2 Erschließung

Zentrale Dienste

Das Jahr 2000 war von einem großen Einschnitt in der Katalogisierung gekennzeichnet: Am 18. März wurde die bisherige Datenbank (BIS) des Hochschulbibliothekszentrums (HBZ) in Köln für die Dauer von 17 Tagen geschlossen, nachdem sie bereits seit dem 24. Januar nur noch eingeschränkt nutzbar gewesen war. Pünktlich am 4. April 2000 stand das neue Katalogisierungs-Verbundsystem ALEPH500 der inzwischen weltweit operierenden israelischen Firma ExLibris zur Verfügung. Als Vorbereitung auf die Einführung in das neue System hatte die Leitung der Zentralen Dienste der UB Trier, Frau Unkhoff-Giske und ihr Vertreter, Herr Wald, an einer Methodik- und Didaktik-Schulung des HBZ am 25. - 26.1.2000 teilgenommen. Die eigentliche Schulung von sechs ALEPH-Multiplikatoren durch das HBZ fand vom 21. bis zum 24. Februar 2000 im Schulungsraum der UB Trier statt. Von diesen so genannten Multiplikatoren wurden anschließend nacheinander die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Medienbearbeitungsgruppen (7. - 24.3.) sowie der Erwerbungsabteilung, der Fachreferate, der Auskunft, der Ausleihe und der Abteilung Datenverarbeitung (27. - 30.3.) geschult. Die online verschlagwortenden Fachreferenten und ‑referentinnen wurden im April 2001 zusätzlich mit den Arbeitsschritten des schreibenden Zugriffs vertraut gemacht.

Das neue Katalogisierungssystem arbeitet seit dem ersten Tag relativ stabil und fehlerfrei. Einige Funktionen fehlten anfangs und wurden bzw. werden erst nach und nach, oftmals mit Verspätung gegenüber der Terminplanung des HBZ, installiert. So ist zum Beispiel die Übernahme von Fremddaten aus dem ILTIS-OPAC Der Deutschen Bibliothek (1947 ff.) und aus dem HBZ-Fremddatenpool mit Daten der Deutschen Nationalbibliographie (2000 ff.) bzw. der British National Bibliography (1998 ff.) erst seit Oktober 2000 möglich. Im November wurde ein „Floating keyboard“ zur einfacheren Erfassung von Diakritika und Sonderzeichen eingerichtet, im Dezember die Redaktionssätze als Nachfolger der alten Mailbox- und Kommentardateien.

Zwecks Mitteilung der ständigen Neuerungen und Funktionserweiterungen sowie zum Erfahrungsaustausch wurde eine ALEPH-AG eingerichtet, die aus Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen der Medienbearbeitung und der Monographien-Erwerbung besteht und im Jahr 2000 achtzehnmal getagt hat. Darüber hinaus traf sich das Kolloquium als Gremium aller Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Abteilung Erwerbung und Erschließung im Jahre 2000 viermal. Die turnusmäßige Katalogisierungssitzung des Hochschulbibliothekszentrums in Köln fand mit Trierer Beteiligung am 27. Juni 2000 statt.

Da das ALEPH-System gegenüber seinem Vorgänger nicht nur komfortabler, sondern auch erheblich komplexer geworden ist und die Katalogisierungsdatenbank von Ende Januar bis Anfang April 2000 ohnehin nur eingeschränkt (und daher mit Folgearbeiten) benutzbar bzw. ganz geschlossen war, hat sich im Berichtszeitraum der Buchdurchsatz gegenüber 1999 deutlich verzögert und damit verringert (bei den – gegenüber 1999 ohnehin deutlich wenigeren – Neuzugängen um ca. 38% auf nur noch knapp 19.000 Katalogisate, einschl. der Rekatalogisierung ein Rückgang um immerhin noch ca. 29%).

Mit dem Übergang vom BIS- auf das ALEPH-System war gleichzeitig ein Wechsel des Datenformates (MAB1 zu MAB2) verbunden. Dies hatte zur Folge, dass der Trierer, auf MAB1 basierende Online-Katalog BIB-KAT zwischen März und Dezember 2000 nicht aktualisiert werden konnte. Der nach der Datenmigration am 13.12.2000 erstmals wieder zur Verfügung gestellte OPAC hatte den Stand vom 14.10.2000 und wird seither mit sechs- bis achtwöchigem Verzug aktualisiert.

 

Schlagwortredaktion

Die für die alphabetische Katalogisierung genannten Einschränkungen und Änderungen galten im Berichtsjahr gleichermaßen für die Verschlagwortung. Insgesamt wurden nur rund 19.000 Bände und damit ca. 24 Prozent weniger als im Vorjahr erschlossen, davon – wie auch in den früheren Jahren – jeweils rund die Hälfte von den Fachreferenten und -referentinnen der UB Trier einerseits bzw. von Der Deutschen Bibliothek und, in geringem Umfang, anderen Bibliotheken des HBZ-Verbundes andererseits. Da der überwiegende Teil der Fachreferenten und -referentinnen aber auf Laufzetteln verschlagwortet und die Nutzung der benötigten Schlagwortnormdatei nur geringfügig (durch fehlende Aktualisierung im Berichtsjahr und kurzzeitige Schließung) eingeschränkt war, liegt die Hauptursache für die stark rückläufige Anzahl der verschlagworteten Bände bei der Erwerbungssituation. So führten ein geringerer Mittelansatz im Jahr 2000 und zusätzlich der höhere Dollarkurs dazu, dass insgesamt deutlich weniger Bände erworben werden konnten (bei der Standortzuweisung der Neuerwerbungen zum Beispiel ein Rückgang von über 19 Prozent gegenüber dem Vorjahr).

Die oben genannten Fremdleistungen aus Der Deutschen Bibliothek können in den Verbundkatalog wegen anderer Prioritäten des HBZ nicht vor Mitte 2001 eingespielt werden. Sie sind daher im BIB-KAT gegenwärtig nicht recherchierbar. Die UB Trier hat entschieden, den BIB-KAT durch einen ALEPH-OPAC abzulösen, welcher Anfang des Jahres 2002 zur Verfügung stehen soll. Erst in diesem neuen System werden die bisherigen Defizite (insbesondere die fehlende Suchmöglichkeit für Siehe-Verweisungsformen und die fehlende Anzeige von Indexlisten und Diakritika) behoben sein.

In der Schlagwortarbeit bestand von April bis Dezember 2000 keine Möglichkeit zur normalen Teilnahme am Mailboxverkehr, da die dafür erforderlichen Redaktionssätze noch nicht eingerichtet waren. Auf diese Weise konnten auch die sechs fachlichen Ansprechpartner der UB Trier ihrer diesbezüglichen Aufgabe im HBZ-Verbund, der Mitwirkung bei der Pflege der Schlagwortnormdatei, nicht nachkommen. Der Leiter der Abteilung Erschließung (Herr Wessel) war im Zeitraum November 1999 - Juli 2000, zusammen mit Experten aus Der Deutschen Bibliothek und anderen deutschen Bibliotheksverbünden, maßgeblich an der Neufassung der im Oktober 2000 erschienenen Verschlagwortungs-Praxisregeln beteiligt (vgl. unter Punkt 9.4.).

Die Verschlagwortung der Fächer Soziologie/Ethnologie bzw. Geographie/ Geowissenschaften wurde nach dem Ausscheiden des bisherigen bis zur Berufung des neuen Fachreferenten (Vakanz von Mitte Februar bis Ende September 2000) kommissarisch von Frau Dr. Schwalbach bzw. Herrn Wessel übernommen. Auch die Schlagwortredaktion der UB Trier hatte das Ausscheiden eines Mitarbeiters (Mai 2000) zu verkraften und ist seither nur noch mit Frau Unkhoff-Giske (zugleich Leiterin der Zentralen Dienste) besetzt. Am 15. November 2000 fand in Köln die alljährliche Sitzung der Schlagwortredaktionen des HBZ statt.

 

Rekatalogisierung

Es ist bereits darauf hingewiesen worden, dass mit der Einführung von ALEPH500 auf der Ebene der Verbundkatalogisierung ein erheblich komplizierteres und anspruchsvolleres System zum Einsatz kommt. Der höheren Qualität auf der Seite des Retrievals steht aber auch ein höherer Aufwand auf der Eingabeseite gegenüber; konkret bedeutet dies, dass die Erfassung der Bücher aufwendiger geworden ist, mithin ein Rückgang der Durchsatzzahlen bei der Formalerschließung droht. Wie hoch dieser letzten Endes zu veranschlagen ist, kann noch nicht genau gesagt werden, da zu viele Faktoren im abgelaufenen Jahr die Arbeit beeinflusst haben. Am ehesten wird man noch bei der Analyse der Rekatalogisierung zu einen brauchbaren Ergebnis kommen, da sie frei von entscheidenden äußeren Einflüssen wie Bestellstopp, Preissteigerung, Etatstagnation etc. ist. Hier ergab sich ein Rückgang von knapp 25% im Vergleich zum Vorjahr. Wenn man gleichzeitig berücksichtigt, dass im Berichtsjahr durch Schließung der Verbunddatenbank und Schulungen insgesamt etwa acht Wochen (= 16% der Arbeitszeit) ausfielen, dann muss von einer Minderleistung als Folge der Umstellung von etwa 10% ausgegangen werden. Damit bleibt allerdings die Hoffnung verbunden, dass diese Zahl durch eine allmählich einsetzende Routine noch gesenkt werden kann.

Als konkretes Ergebnis bleibt festzuhalten, dass insgesamt knapp 36.500 Datensätze bearbeitet wurden, davon 27.400 durch die Buchbearbeitung der einzelnen Fachreferate und 9.100 durch die zentrale Rekatalogisierung. Damit belief sich die Gesamtzahl der zu Jahresende noch nicht EDV-katalogisierten Bücher auf knapp 130.000 Bände.

 

Zentrale Rekatalogisierung

Ende Februar 2000 konnte die Konvertierung des Magazinbestandes Germanistik beendet werden. Anschließend wurde mit der Rekatalogisierung des Magazinbestandes Wirtschaftswissenschaften begonnen. Bis Jahresende wurden mit 6.553 Datensätzen etwa 30% des zu bearbeitenden Bestandes konvertiert.

Insgesamt wurden im laufenden Jahr 9.108 Datensätze bearbeitet (1999: 15.420 Datensätze), wovon 82% auf das bibliothekarische Fachpersonal entfielen. Der Rückgang der Jahresleistung liegt einerseits sicher an der Einführung des neuen Katalogisierungs-Systems ALEPH500, andererseits fielen eine Diplom-Bibliothekarin für fünf Monate und eine studentische Aushilfskraft für vier Monate aus, da sie mit der Bearbeitung des Québec-Archivs beauftragt waren.

Im Rekatalogisierungsteam waren zwei Diplom-Bibliothekarinnen (eine davon halbtags), eine Mitarbeiterin des Mittleren Dienstes und drei studentische Aushilfskräfte beschäftigt, von denen allerdings nur eine einzige das gesamte Jahr für die Arbeit im Rekatalogisierungsteam zur Verfügung stand.

 

Stand der Rekatalogisierung Anfang 2001

Fach zu rekatalogisieren
Anfang 2000
rekatalogisiert in 2000 zu rekatalogisieren
Anfang 2001
Allg. u. n. vertr. Fächer 8.300    1.650    6.650*  
Pädagogik 6.500    1.240    5.260   
Psychologie 0    0    0   
Philosophie

9.000    750    8.250   
Allg. Lit. u. Sprachwiss. 0    0    0   
Medienwissensch. 0    0    0   
Klass. Philologie 6.000    1.400    4.600   
Romanistik 21.500    1.400    20.100   
Germanistik 1.400    1.400    0   
Anglistik 7.400    3.900    3.500   
Slavistik 0    0    0   
Sinologie 0    0    0   
Japanologie 0    0    0   
Mittl. u. Neuere Gesch. 10.700    1.700    9.000   
Alte Geschichte 6.000    500    5.500   
Klass. Archäologie 6.800    200    6.600   
Kunstgeschichte 8.600    350    8.250   
Ägyptologie 5.000    500    4.500   
Politikwissensch. 0    0    0   
Soziologie/Ethnologie 15.500    500    15.000   
BWL/VWL 23.000    7.500    15.500   
Mathematik 0    0    0   
Informatik/LDV 0    0    0   
Rechtswissenschaft 16.500    1.500    15.000   
Geographie/Geowiss. 2.700    2.100    600   
Lusitanistik 0    0    0   
Dissertationen 0    0    0   
Gesamt 154.900    26.590    128.310   

* Einschließlich Theologie

Quelle: H. Hundemer, 21.2.2001

 

DFG-Projekt Erschließung Nachlass Tenbruck

1995 erhielt die Universitätsbibliothek durch Schenkung die Bibliothek und den Nachlass des Tübinger Soziologen Friedrich H. Tenbruck (1919-1994). Während die Bibliothek inzwischen vollständig katalogisiert ist, blieb der Nachlass unbearbeitet.

1999 stellte die Bibliothek zusammen mit dem Fach Soziologie / Prof. Hahn einen DFG-Antrag zur Erschließung des wissenschaftlichen Nachlasses, der positiv beschieden wurde. Die DFG stellte die finanziellen Mittel für eine BAT IIa-Stelle für ein Jahr zur Verfügung. Im April 2000 konnte der Bearbeiter Dr. Albrecht (der letzte Tenbruck-Schüler) mit seiner Arbeit beginnen. Zunächst mussten die Materialien in eine bestimmte Ordnung gebracht werden: Manuskripte, Korrespondenz, Arbeitsmaterialien und Tonbänder. Danach soll ein Findbuch erstellt werden, das elektronisch über Internet einen weltweiten Zugriff ermöglicht. Die Materialien werden nach der Verzeichnung in säurefreien Kartons bzw. Schubern aufgestellt. Bis Jahresende waren die Arbeiten soweit fortgeschritten, dass von einem planmäßigen Abschluss ausgegangen werden kann.