6. Abteilung 3 Erwerbung und Erschließung

6.1 Erwerbung

Nach den Turbulenzen hinsichtlich der Mittelverteilung im Jahre 2000 konnte im Jahre 2001 erstmals das im Juli durch den Senat festgelegte Modell der Mittelverteilung angewendet werden. Danach setzt sich der Erwerbungsetat der Fachbereiche zu 50% aus einer Grundausstattung und zu 50% aus einer Ergänzungsausstattung zusammen.

Die Grundausstattung ist festgelegt und besteht aus dem Durchschnitt der prozentualen Anteile der Fachbereiche am Erwerbungsetat der Jahre 1995 – 2000.

Die Ergänzungsausstattung besteht aus zwei Komponenten:

  1. Anzahl der C-Stellen (C3/C4) pro Fach * Durchschnittspreis der jeweils letzten drei Jahre pro Fach * Gewichtungsfaktor, bezogen auf 80% der zur Verfügung stehenden Ergänzungsausstattung.
  2. Anzahl der Studierenden pro Fach * Durchschnittspreis der jeweils letzten drei Jahre pro Fach, bezogen auf 20% der zur Verfügung stehenden Ergänzungsausstattung.

Dieses Modell der Mittelverteilung gilt nun für drei Jahre.

Zu Beginn des Jahres 2001 stand fest, dass das EDV-System ALEPH 500 auch in der Erwerbungsabteilung eingesetzt werden soll, und zwar mit Startpunkt Januar 2002. Hierfür waren vielfältige und umfangreiche Vorarbeiten erforderlich, sowohl in der Zeitschriftenakzession als auch in der Monographienerwerbung. So nahmen Mitarbeiterinnen bereits im Mai an Schulungen für das kommende Erwerbungsmodul ALEPH 500 teil. Danach folgten weitere Einarbeitungen in das Erwerbungsmodul. Künftig sollen alle Bestellungen, Eingangsverbuchungen und Rechnungsbearbeitungen sowohl für Monographien als auch für Fortsetzungen bzw. Serien in ALEPH erfasst werden. Zudem wurden Vorbereitungen für die Datenmigration aus dem i3v-Zeitschriftenverwaltungssystem in das ALEPH-System getroffen. Ziel ist es, alle Zeitschriftenabonnements der UB Trier einschließlich der dazugehörigen Daten (Erscheinungsweisen, eingegangene Hefte, Rechnungen usw.) automatisch in ALEPH zu überführen.

Im Juli kehrte Frau Schwalbach aus dem Erziehungsurlaub zurück und übernahm wieder die Leitung der Erwerbungsabteilung.

Monographien

In der Erwerbungsabteilung im Bereich Monographien gab es im Jahre 2001 personelle Veränderungen. Ende März schied Herr Ulman Schulte nach 28 Jahren als Leiter der Monographienabteilung aus. Da diese Stelle in der Erwerbungsabteilung mit ihrem bisherigen Zuschnitt nicht neu besetzt wurde, kam es zu einer Umstrukturierung in der Aufgabenverteilung. Seit Anfang April nimmt Frau Bierwisch die Leitung der Monographienabteilung inklusive Dissertationen, Tausch und Geschenke wahr.

Die Anzahl der ausgedruckten und verschickten Bestellungen betrug 7.778 (2000: 7.362).  Hinzu kommen noch E-mail-, FAX-, Internet- und antiquarische Bestel­lungen.

Für DM 1.323.843 (1.424.182) wurden 12.140 (33.549) neue Medien gekauft, davon u.a. 10.756 (12.332) Medien in gedruckter Form und 1.152 (21.027) Mikromaterialien.

Geschenke, Tausch, Dissertationen

Geschenke Monographien: 2001 (2000)
Anzahl: 3.364 (4.176)
davon Mikrofiches: (6)

Ein Rückgang der Anzahl der eingegangenen Geschenke ist auch in diesem Jahr wieder zu erkennen. 

Tausch Monographien
Anzahl: 449 (394)
davon Mikrofiches: 0 (0)
 
Dissertationen
Anzahl:  983 (1.085)
davon Mikrofiches: 167 (220)
davon Trierer Dissertationen: 104 (116)
davon elektronische Versionen: 25 (16)

Das Angebot der Universitätsbibliothek, Dissertationen elektronisch zu veröffentlichen, wird immer mehr genutzt. Der Rückgang im Eingang von Dissertationen lässt sich unter anderem auf die generelle Tendenz zur elektronischen Veröffentlichung von Dissertationen zurückführen.

Tauschvolumen der Universitätsbibliothek Trier:

Anzahl der für den Schriftentausch zur Verfügung stehenden Schriftenreihen, Zeitschriften, Jahrbücher, etc.: 14 (14). Anzahl der regelmäßigen Tauschpartner der Universitätsbibliothek Trier: 241 (241).

Abgänge:
Anzahl: 6.755 (345)
davon Mikrofiches: 0 (0)

Die hohe Anzahl der ausgeschiedenen Exemplare resultiert aus dem Einsatz einer studentischen Hilfskraft, die den enormen Rückstau in wenigen Monaten abgebaut hatte.

Zeitschriften

Im Jahr 2001 verzeichnete die Zeitschriftenakzession 5.137 (2000: 5.243) laufende Zeit­schriftenabonnements und 42 (1999: 54) Zeitungsabonnements (davon 7 (8) auf Mikrofilm und 2 (1) CD-ROM-Abos).

Die Zeitschriftenabonnements gliederten sich wie folgt:

 

Inland

Ausland

Kauf

1.535

2.544

Geschenk

565

322

Tausch

118

53

Für die Kauf-Abonnements (einschließlich Rückergänzungen) ergaben sich Ausgaben in Höhe von DM 1.386.515 (2000: DM 1.891.739). Ein Teil der im Jahr 2000 auffallend höheren Ausgaben resultierte aus einem Abschlag in Höhe von DM 216.474,32 an den Lieferanten Swets. In 2001 hingegen schickten zahlreiche Verlage dem Lieferanten Swets (und ergo Swets der UB Trier) Abonnements-Verlängerungsrechnungen erst nach dem Rechnungsschluss der UB Trier zu, sodass etliche in 2001 erwartete Rechnungen erst in die Ausgaben für das Jahr 2002 fließen werden.

Den 33 (12) Neubestellungen standen 189 (135) Abbestellungen gegenüber. Außerdem haben 59 (163) Zeitschriftentitel ihr Erscheinen eingestellt.
Im Berichtsjahr wurden von der Zeitschriftenakzession in der Zeitschriftendatenbank (ZDB) 7 neue Titelaufnahmen, 249 neue Lokalsätze, 620 Lokalsatzkorrekturen und 42 Korrekturanträge erstellt.

6.2 Erschließung

Zentrale Dienste

Nachdem das Jahr 2000 in der Katalogisierung gekennzeichnet war durch die Übergänge auf das Verbundsystem ALEPH 500 (Version 12.3) und das Datenformat MAB2, stellt sich der Berichtszeitraum eher als ein „Routine-Jahr“ dar. Mit dem Ende Februar 2001 abgeschlossenen Import der Normdaten (Personennamen, Körperschaftsnamen, Schlagwörter) konnte die Verbundzentrale die bis dahin fehlenden Ergänzungen und Korrekturen des Kalenderjahres 2000 und kurz darauf den regelmäßigen Änderungsdienst einspielen. Damit waren alle wesentlichen Katalogisierungsfunktionen wieder benutzbar.

Allerdings sollte nicht verschwiegen werden, daß ALEPH 500 und MAB2 wegen ihrer Komplexität weiterhin große Anforderungen an die Katalogisierer und Katalogisiererinnen stellen, so dass durchaus von „Routinearbeit auf hohem Niveau“ gesprochen werden kann. Hinzu kamen Folgearbeiten wie das Abarbeiten von Fehlerprotokollen zum Beispiel zu falsch verknüpften oder fehlerhaften Exemplarsätzen. Demgegenüber trat eine gewisse Arbeitserleichterung ein, weil insbesondere dank der besonderen Fähigkeiten von Herrn Gerstenberger (Fachreferent für Sinologie) hausintern automatische Programmfunktionen (Makros) für die Signaturenvergabe und für die Übernahme von Titel-Fremddaten aus anderen deutschen Bibliotheksverbünden bzw. aus ausgewählten ausländischen Bibliotheken eingerichtet werden konnten; hinzu kommt ein von der Einbandstelle entwickelter elektronischer Buchbinderauftrag (s. a. unten Punkt 8.6).

Im Berichtszeitraum wurden für Neuzugänge fast 20.000 Katalogisate bearbeitet (gegenüber dem Einbruch im Vorjahr eine Steigerung um 4,3 Prozent, einschließlich der Rekatalogisierung sogar um mehr als 21 Prozent). Die geringe Steigerungsrate bei den Neuzugängen dürfte aber weniger mit der aufwändigen Katalogisierung als vielmehr mit den stagnierenden Erwerbungsetats zu begründen sein, zumal die HBZ-Datenbank wieder im gesamten Kalenderjahr geöffnet war.

Die zum Erfahrungsaustausch und für die Fortbildung eingerichtete ALEPH-AG tagte im Jahre 2001 sechsmal, das Kolloquium als Gremium aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Abteilung Erwerbung und Erschließung viermal. Die Katalogisierungssitzung des Hochschulbibliothekszentrums in Köln (mit Wahl der Katalogexperten bzw. -expertinnen des Verbundes) fiel in diesem Jahr aus, da die Gremien erst nach dem Inkrafttreten der neuen Satzung des HBZ gewählt und berufen werden.

Die zur Vorbereitung des geplanten ALEPH-Lokalsystems eingesetzte Arbeitsgruppe beschloss im Juli 2001, im Nachfolge-OPAC eine lokale Normdatei für die Systemstellen und  Klassenbeschreibungen der UB Trier einzurichten. Zu diesem Zweck wurden die Systematiken der 40 vorhandenen Fachbestände zusammengeführt und, zusammen mit den Bestandssätzen der UB Trier sowie den zugehörigen bibliographischen Datensätzen, im Dezember 2001 ins lokale ALEPH-System geladen. Es ist geplant, den Nachfolge-OPAC im September 2002 zur Benutzung freizugeben (vgl. auch oben Punkt 4.5).

Während der Migrationsphase (17.–26.12.2001) und der anschließenden systemadministrativen Arbeiten über den Jahreswechsel hinaus konnten weder Katalogisate erstellt noch Bestellungen ausgeführt werden. Vom 17. bis zum 21.12.2001 fanden daher für einen Teil der Katalogisierer und Katalogisiererinnen Schulungen im geplanten lokalen Erwerbungssystem statt; eine zweite Gruppe wird im Januar 2002 geschult.

Schlagwortredaktion

Mit dem Import der Normdaten (siehe oben) stand ab Anfang März 2001 die weitgehend aktualisierte Schlagwortnormdatei (SWD) wieder zur Verfügung. Folgearbeiten bei Ansetzungsänderungen wurden von der Kölner Zentralredaktion in der zweiten Maihälfte abgeschlossen. Dagegen konnte die geplante Nachführung von Schlagwortketten der Deutschen Nationalbibliographie (Lücke seit Januar 2000) noch nicht realisiert werden. Als neuer Termin für den Beginn der - retrospektiven und laufenden - Nachführung ist das 2. Quartal 2002 vorgesehen.

Im März 2001 legte der Leiter der Abteilung Erschließung, Herr Wessel, ein Konzept zur Reorganisation der Verschlagwortung vor. Ausgangspunkt war die Feststellung, dass sich die technischen Möglichkeiten zur Eingabe und Übernahme von Schlagwörtern verbessert hatten, während gleichzeitig ihr Stellenwert immer mehr angezweifelt wird. Aufgrund dieses Konzeptes wurde eine dezentrale Schlagworteingabe und ein forcierter Datenimport beschlossen. Nach sorgfältiger und ausführlicher Schulung durch die Leiterin der Schlagwortredaktion, Frau Unkhoff-Giske, begannen Anfang Juli 2001 deswegen alle Fachreferenten und Fachreferentinnen damit, ihre Verschlagwortung der Neuzugänge in die Titelsätze selbst einzugeben und mit der SWD zu verknüpfen. Gemäß den Vereinbarungen zur kooperativen Sacherschließung im Verbund ist für das Abändern bereits genutzter Schlagwortketten und die Erfassung von Neuansetzungen im Allgemeinen jedoch weiterhin die Schlagwortredaktion der UB Trier zuständig.

Um den Schlagwortimport aus anderen Verbünden und die Kommunikation zwischen dem Rekatalogisierungsteam bzw. den Fachreferaten und der Schlagwortredaktion zu erleichtern, wurden auch für die Verschlagwortung hausintern automatische Programmfunktionen (Makros) eingerichtet. So besteht seit Anfang Juli 2001 die Möglichkeit, mit wenigen Handgriffen Schlagwortketten aus anderen Verbünden in den eigenen Titelsatz zu kopieren. Darüber hinaus kann das Rekatalogisierungsteam ebenso wie jede Medienbearbeitungsgruppe spätestens seit dem 18.09.2001 Titelsatznummern elektronisch speichern. Diese werden von einer  studentischen Mitarbeiterin der Schlagwortredaktion aufgerufen. Der zugehörige Titel wird dann mit Schlagwort-Fremdleistungen verknüpft bzw. bei Fehlanzeige an das betreffende Fachreferat zwecks Eigenverschlagwortung weitergemeldet. Die UB Trier geht davon aus, daß durch dezentrale Schlagworteingabe und forcierten Datenimport ihren Nutzern eine qualitativ gleichwertige, aber zugleich zügigere und umfassendere und damit effizientere Inhaltserschließung als bisher angeboten werden kann.

Wie bei den Titelaufnahmen (siehe oben), so dürfte auch bei der Verschlagwortung der Anstieg um nur rund 2,4 Prozent gegenüber dem Jahr 2000 auf insgesamt ca. 19.500 verschlagwortete Bände weniger mit der seit Jahresmitte praktizierten dezentralen Eingabe als vielmehr mit den weiterhin knapp bemessenen Erwerbungsetats zu begründen sein. Die Steigerung bei der Eigenleistung um fast 12 Prozent auf rund 10.700 Bände ist dagegen am ehesten auf die in einzelnen Fachreferaten intensivierte Eigenverschlagwortung im Rahmen der Rekatalogisierung des Altbestandes zurückzuführen.

Die Verschlagwortung der Neuzugänge im Fachreferat Wirtschaftswissenschaften erfolgt wegen anderweitiger Aufgaben der (seit Juli 2001 halbtags arbeitenden) Fachreferentin, Frau Dr. Schwalbach, fast ausschließlich mit Hilfe von Fremdleistungen. Die Schlagwortredaktion,  bestehend aus Frau Unkhoff-Giske, wurde zum 1. Juli 2001 um eine studentische Mitarbeiterin (siehe oben) verstärkt.

Am 27. November 2001 fand in Köln die alljährliche Sitzung der Schlagwortredaktionen des Hochschulbibliothekszentrums (HBZ) statt. Bei der Arbeitsstelle für Standardisierung Der Deutschen Bibliothek wurde für Schlagwortfragen die Expertengruppe RSWK-SWD neu begründet (konstituierende Sitzung am 27.03.2001 in Frankfurt/Main). Herr Wessel wurde als Vertreter der HBZ-Verbundbibliotheken erneut in dieses Gremium berufen.

Rekatalogisierung

Der Rückgang der Rekatalogisierung im Jahre 2000 im Vergleich zu den Vorjahren, der auf die Einführung von ALEPH 500 zurückzuführen war, konnte gestoppt werden. Die Gesamtleistung stieg wieder auf knapp 47.500 Datensätze an, davon 31.300 durch die Buchbearbeitung und 16.200 durch die zentrale Rekatalogisierung. Neben der gewachsenen Vertrautheit im Umgang mit dem Katalogisierungssystem schlug sich hier auch der bedauerliche Rückgang beim Monographienzugang nieder, der mehr Zeit für die Rekatalogisierung brachte.

Zentrale Rekatalogisierung

Nachdem Mitte August 2001 die Konvertierung des Magazinbestandes Wirtschaftswissenschaften beendet werden konnte (Beginn: 28.02.2000), wurde anschließend mit der Rekatalogisierung des Magazinbestandes Romanistik begonnen.

Insgesamt wurden im Jahr 2001 16.176 Datensätze konvertiert (2000: 9.108 Datensätze), wovon über 80% auf das bibliothekarische Fachpersonal entfielen.

Im Rekatalogisierungsteam waren 3 Diplom-Bibliothekarinnen (2 davon halbtags), eine Bibliotheks-Assistentin und 3 studentische Aushilfskräfte (darunter eine Diplom-Bibliothekarin mit 5,5 Wochenstunden) beschäftigt.

Eine Diplom-Bibliothekarin ist neben ihrer Arbeit im Rekatalogisierungsteam noch mit der Katalogisierung der neu eingetroffenen Dissertationen beschäftigt.

Dank dieser günstigen Personalsituation und dem Umstand, dass in der Verbunddatenbank ALEPH im Gegensatz zum Vorjahr das ganze Jahr über recht störungsfrei gearbeitet werden konnte, stieg die Jahresleistung um über 77%.

Stand der Rekatalogisierung Ende 2001

Fach

Noch zu rekat.
 Anfang 2001

Rekat in 2001

Noch zu rekat.
Anfang 2002

Allgemeines, nicht vertr. Fächer

6650

1430

5220

Pädagogik

5260

260

5000

Psychologie

0

0

0

Philosophie

8250

900

7350

Allg. Literatur- u. Sprachwiss.

0

0

0

Medienwissenschaft

0

0

0

Klassische Philologie

4600

450

4150

Romanistik

20100

10660

9500

Germanistik

600

0

600

Anglistik

3500

3500

0

Slavistik

0

0

0

Sinologie

0

0

0

Japanologie

0

0

0

Mittl. u. Neuere Geschichte

9000

3320

5680

Alte Geschichte

5500

600

4900

Klassische Archäologie

6600

200

6400

Kunstgeschichte

8250

2000

6250

Ägyptologie

4500

100

4400

Politikwissenschaft

0

0

0

Soziologie/Ethnologie

15000

2250

12750

Geographie/Geowissensch.

600

600

0

BWL/VWL

15500

15000

500

Mathematik

0

0

0

Informatik/LDV

0

0

0

Rechtswissenschaft

15000

3850

11150

Lusitanistik

0

0

0

Theologie

1000

0

1000

Dissertationen

0

0

0

Gesamt

129910

45120

84850