1. Organisation, Personal

1.1 Organisation

Seit Gründung der Universität besteht die Buchbearbeitung aus den beiden Bereichen Erwerbung und Formalerschließung. Das heißt, dass neben den Erwerbungsabteilungen für Monographien und Zeitschriften inzwischen 12 an den Personen der Fachreferenten und Fachreferentinnen festgemachte Buchbearbeitungsgruppen mit unterschiedlich großer Mitarbeiterzahl bestehen. Diese Struktur war von der Bibliotheksleitung von Anfang an bewusst gewählt worden: Für alle Fächer sollte es konkrete Ansprechpartner geben, die mit dem Geschäft der Buchbeschaffung und Erschließung betraut waren. Der Nutzen dieser seinerzeit ungewöhnlichen Konstruktion zeigte sich in der hohen Motivation der hier Beschäftigten und im Anspruch, die für „ihr“ Fach kompetente Anlaufstelle in der Bibliothek zu sein. Große Sachkenntnis und Verantwortungsgefühl sind daher positiv kennzeichnende Merkmale dieses Systems, das Jahre später andernorts im Bibliothekswesen als wegweisende Neuerung („Teamstruktur“) erfunden wurde.

Dieses in seiner Grundstruktur richtige Konzept hatte aber mit der im Laufe der Jahre einsetzenden Ausdifferenzierung der Bibliothek eine erhebliche Schieflage erfahren, die eine Überprüfung notwendig machte: Der Zuschnitt der Buchbearbeitungsgruppen auf die einzelnen Referenten hatte zu den unterschiedlichsten Betriebsgrößen geführt; je nachdem, wie stark diese in Verwaltungsaufgaben eingebunden waren, war der Umfang des vertretenen Fachreferates höchst unterschiedlich.

Daraus ergab sich eine erhebliche Differenz in der personellen Ausstattung der einzelnen Buchbearbeitungsgruppen. Sie reichte von 0,5 bis hin zu 3,5 Ganztagsstellen. Eine solch heterogene Personalausstattung war mit einer ganzen Reihe von Problemen verbunden, die von der Sorge um die adäquate Beschäftigung bis hin zu Vertretungsfragen reichte.

Hieraus ergab sich eine Notwendigkeit, diese über die Jahre hin gewachsene Struktur neu zu überdenken.

Nach der Vorstellung eines Rahmenkonzeptes durch den Abteilungsleiter, das davon ausging, die bewährte fächerorientierte Struktur ebenso wie die beiden eigenständigen Erwerbungsabteilungen zu erhalten, wurde von einer Arbeitsgruppe, die aus Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Buchbearbeitung und der Fachreferate bestand, in einer Reihe von Sitzungen ein neues Konzept erarbeitet, das in allen seinen Phasen stets mit dem Kreis der Betroffenen abgesprochen wurde. Im Ergebnis kam es zu einer Reduzierung der ehemals 12 an den einzelnen Referentinnen und Referenten orientierten Buchbearbeitungsgruppen auf nunmehr 6 Medienbearbeitungsgruppen mit etwa gleichem Arbeitsvolumen und Personalumfang, die weitgehend an thematisch verwandten Fächern orientiert ist. Eine detaillierte Übersicht über die neue Struktur findet sich im Geschäftsverteilungsplan im Anhang.

Die neuen Medienbearbeitungsgruppen werden jeweils von einem Referenten geleitet, wobei die Abteilungsleiter nicht berücksichtigt werden. Für die Leitung der Sachgebiete wurde auf frühere Sachgebietsleiterinnen und -leiter zurückgegriffen, die in der Regel durch eine höhere Eingruppierung hervorgehoben waren.

Zur Abrundung des Konzeptes gehört auch die detaillierte Beschreibung der Aufgaben und Zuständigkeiten von Referenten, Sachgebietsleitung und Mitarbeitern einschließlich einer Vertretungsregelung.

Aus der täglichen Arbeit der letzten Jahre heraus hatte sich zusätzlich die Notwendigkeit ergeben, die Bearbeitung von Non-Book-Materialien (Bestellung, Katalogisierung, Statistik) wegen der ständigen Weiterentwicklungen in diesem Bereich, insbesondere bei den elektronischen Medien, zu zentralisieren. Durch die Schaffung einer eigenen Stelle für diese Querschnittsaufgabe, die räumlich in der Erwerbungsabteilung angesiedelt wurde, hat sich auch hier eine Optimierung der Geschäftsabläufe ergeben.

Als Folge der Neuorganisation war ein räumliches Revirement notwendig, bei dem auch gleichzeitig Raum für die Unterbringung des DFG-geförderten „Krünitz-Projektes“ und die personell vergrößerte Abteilung Digitale Medien geschaffen werden musste. Dies gelang ebenso wie die unmittelbare nahe Zuordnung von Referent und Medienbearbeitung. Für die Umzugsarbeiten musste auf die ohnehin schon stark belastete Gruppe der Magazinmitarbeiter zurückgegriffen werden, die aber in ihrer gewohnt zupackenden Art alle Probleme meisterten. Zum Abschluss konnte dann noch kurz vor Jahresende eine Neumöblierung aller Mitarbeiterräume mit dem Ziel der Ausstattung mit ergonomisch angemessenem Mobiliar durchgeführt werden. Hier hatte sich im Laufe der Vergangenheit einiges an lieb gewonnenen Provisorien angesammelt, das aber für die aktuelle tägliche Arbeit entweder entbehrlich geworden oder nicht mehr zulässig war.

1.2 Personal

Durch die Neuorganisation war auch eine neue personelle Zuordnung der meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter notwendig geworden. Auch hierzu hat sich die Arbeitsgruppe Gedanken gemacht und eine an den aktuellen und überschaubar zukünftigen Erfordernissen orientierte Personalzuweisung vorgeschlagen, die sich zudem darum bemühte, möglichst wenig grundsätzliche Neuzuweisungen vorzunehmen, um das in der jeweiligen früheren Tätigkeit erworbene Know-how nach Möglichkeit zu erhalten.

Das gesamte Konzept war nach seiner Erarbeitung der Leitung der Bibliothek vorgelegt worden und von dort mit den betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern diskutiert worden. Mit einigen geringfügigen Änderungen wurde es im Mitarbeiterkreis akzeptiert und danach der Universitätsleitung vorgelegt. Nachdem diese die Zustimmung des Personalrates herbeigeführt hatte, konnte es dann zum Herbst 2002 umgesetzt werden.

Ein gravierendes Problem stellte im Laufe des Jahres die Stellenbewirtschaftung im Rahmen des Personalhaushaltes dar. Wie im Vorjahr ging es ausschließlich um die Verwaltung des Mangels, verursacht durch die im Vergleich zum Stellenplan zu geringen Personalmittel. Dabei war 2001 immerhin noch gelungen, durch Akzentverlagerung, Wiederbesetzungssperren und Einsatz von studentischen Hilfskräften die Unterdeckung von rund 4,5 % nicht nur aufzufangen sondern auch ein geringes Polster zu bilden, das dann für dringend notwendige Erwerbungen im Sachmittelbereich herangezogen werden konnte.

Das Jahr 2002 stellte sich allerdings als eine Abfolge von Hiobsbotschaften dar. Zunächst konnte wieder von einer Unterdeckung von ca. 4,5 % ausgegangen werden. Auf dieses Ziel hin wurden auch entsprechende realistische Bewirtschaftungs-, oder besser: Einsparungskonzepte hin entworfen. Für die Bibliothek bedeutete dies, dass durch eine entsprechende Steuerung der Personalmittel Minderausgaben in Höhe von 165.591 € zu erzielen waren, eine zunächst realistische Größe, die aber durch zwei externe Vorgaben illusorisch wurde:

Im Spätsommer musste die Einsparauflage durch eine Verschlechterung der finanziellen Lage  der Universität auf 7,2 % erhöht werden, und die Vergütungen für die bislang „preiswerten“ studentischen Hilfskräfte waren durch Änderungen im Tarifvertrag nahe an die der Dauerbeschäftigten herangerückt. Durch den späten Zeitpunkt des bekannt Werdens dieser Veränderungen, die alle Vorüberlegungen und Planungen von einem Tag zum anderen zu Makulatur werden ließen, gab es praktisch keinerlei Möglichkeiten mehr, noch steuernd einzugreifen, was in diesem Ausmaß auch schon zu einem früheren Zeitpunkt nicht leicht gefallen wäre. Die nun aufgegebene Einsparsumme lag bei 267.179 € und somit um gut  100.000 € höher. Die neue Vorgabe war nicht mehr zu erreichen; es entstand ein Defizit von rund 30.000 €, das den Personaletat 2003 zusätzlich belasten wird.

Im Mitarbeiterbereich gab es im Laufe des Jahres einige Veränderungen:

Frau Jeromin und Frau Koltes haben nach Ablauf ihrer Beurlaubung am 22. 2. eine Teilzeitbeschäftigung aufgenommen. Als neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter traten Frau Surges (01.04.), Frau Stark und Herr Weiler (01.05.), Frau Orth (01.07.) und Frau Decker (01.10.) in den Dienst der Bibliothek.

Im gleichen Zeitraum verließen Frau Maier (28.02.), Frau Hoffmann (30.06.), Frau Stark und Herr Weiler (31.07.), Frau Heinrich (31.08.), Frau Freis (15. 11.) und Herr Bertges (30. 11.) die Bibliothek.

Herr Eberhard wechselte zum 06.05. aus der EDV-Abteilung auf eine drittmittelfinanzierte Stelle im „Krünitz-Projekt“.

Im Laufe des Jahres 2002 konnten Frau Lamberty, Frau Daul und Herr Wald ihr 25jähriges Dienstjubiläum begehen.

1.3 Ausbildung

Die Universitätsbibliothek betreute 2002 während unterschiedlicher Praktikums- und Ausbildungszeiten insgesamt 11 Auszubildende und Interessenten der bibliothekarischen Berufe.

Zur Durchführung dieser Ausbildungsgänge wurde ein detaillierter Ausbildungsplan erstellt. Anschließend erfolgte die Terminierung und inhaltliche Koordinierung des praxisbegleitenden Unterrichts. Die Ausbildung endete mit den Abschlussgesprächen und Beurteilungen.

In der Ausbildung zum Höheren Bibliotheksdienst beendete Frau Christine Hörr den ein Jahr dauernden praktischen Teil ihrer Ausbildung und wurde im September an die Bibliotheksschule Frankfurt abgeordnet. Herr Gert Wiedemann absolvierte den 6 Wochen dauernden praktischen Ausbildungsteil des postgradualen Fernstudiums Bibliothekswissenschaft der Humboldt-Universität Berlin.

Im Gehobenen Dienst schlossen Frau Silvia Lenz und Herr Frank Krollmann Ende April ihren 15 Monate dauernden Ausbildungsabschnitt erfolgreich ab. Frau Yvonne Schmitt absolvierte ein 4 Wochen dauerndes Vorpraktikum zur Aufnahme an das Institut für Informationswissenschaft der Fachhochschule Köln.

Im Schülerpraktikum betreute die Bibliothek Christoph Zoder, Nils Reich, Josef Nossek, Julia Teusch, Daniela Bläsius und Martina Schmitz.