4. Abteilung 1 Datenverarbeitung

Im Berichtszeitraum waren einerseits der laufende Produktionsbetrieb und die Weiterentwicklung der eingesetzten EDV-Systeme (wie das Bibliotheksverwaltungssystem ALEPH 500 und das auslaufende System BABSY / i3v, das CD-ROM-Angebot, die WWW-Server und die Dokumentenlieferung) sowie die Funktionsfähigkeit sämtlicher Endgeräte zu gewährleisten, insbesondere etwa bei der Umgestaltung des Thekenbereichs Hauptausgang / Bibliothekszentrale im Rahmen der Bausanierung; ferner waren Praktikantinnen und Praktikanten, neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzuarbeiten und die üblichen Statistiken anzufertigen. Dazu kamen noch ungeplante Wochenend-Einsätze im Rahmen der Rufbereitschaft zur Aufrechterhaltung des Ausleihbetriebs sowie geplante Wochenend-Arbeiten für Umbauten am Netzwerk (Rack-Einbau), Wartungsarbeiten (i3V-Server), Stromabschaltungen u.a. Andererseits mussten auch die umfangreichen Projektarbeiten zur Migration und Installation der Ausleihe (Ortsleihe und Fernleihe) und des Online-Katalogs einschließlich der Selbstbedienungsfunktionen der Ausleihe sowie die Vorarbeiten zur Migration der Zeitschriftenverwaltungsdaten aus den alten Systemen in das neue System ALEPH 500 bewältigt werden.

Durch die Ende 2000 bewilligten HBFG-Mittel (s. Jahresbericht 2000) und Überlastmittel aus Vorjahren war es in den letzten zwei Jahren möglich, die EDV-Ausstattung der Bibliothek zu erneuern und auf einen aktuellen Stand zu bringen.

4.1 Personalveränderungen

Herr Eberhard beendete am 30.04.2002 seine Arbeit im EDV-Team. Frau Daniela Orth nahm am 01.07.2002 ihre Arbeit als Fachinformatikerin im EDV-Team auf.

4.2 Systemverwaltung Lokales Bibliothekssystem ALEPH 500

Zu Beginn des Berichtszeitraumes konnte der Produktionsbetrieb in gekoppelten Datenbanken des HBZ-Verbundsystems und des Lokalsystems am 14.01.2002 aufgenommen werden (s.u. Projekt Migration ALEPH 500 Lokalsystem). Bis auf einen Absturz des Katalogisierungssystems vom 29. bis 30.04.2002 vormittags lief das neue System stabil. Am 03. September 2002 folgte die Produktionsaufnahme der benutzungsorientierten Komponenten (Online-Katalog und Ausleihe mit Orts- und Fernleihe). Damit wurden wesentliche Vorteile des neuen Systems für die universitäre Öffentlichkeit sichtbar: der Online-Katalog basiert jetzt auf der lokalen Katalogdatenbank und hat damit einen aktuellen Datenstand sowohl bei bibliographischen, Bestell- und Bestandsdaten (neu) als auch bei Ausleihdaten. Einige Funktionalitäten der Ausleihe konnten verbessert werden.

Die Abt. Benutzung wurde ganzjährig durch Erstellen der Fernleih-Buchungsnummern und Verlust-Ausweise zunächst noch in BABSY, nach der Migration in ALEPH 500 unterstützt.

4.3 Systemverwaltung Lokales Bibliothekssystem BABSY / i3v und WWW-Server

Die stufenweise Produktionsumstellung auf das neue System erforderte parallel weitere Pflege- und Entwicklungsarbeiten im alten System. Zum Jahreswechsel musste im alten Ausleihsystem die Euro-Umstellung nachvollzogen, d. h. mit Hilfe eine Software-Updates sämtliche Gebühren nach Vorgaben des Landes umgerechnet werden. Im März konnte nach Installation  einer Software-Ergänzung zu BABSY die Fernleihe auf die  „elektronische“ Fernleihe umgestellt werden: die Benutzungsoberfläche ist nun die Digitale Bibliothek, die Übernahme bibliographischer Daten aus dem HBZ-Katalog, die Prüfung auf Vorhandensein eines Exemplars, die Weiterleitung an die Lieferbibliothek u.a. Funktionen erfolgen elektronisch. Vorteil: die Benutzungssicht änderte sich nicht mehr mit der Umstellung auf ALEPH 500.

Nachteil der Systemumstellung für die universitäre Öffentlichkeit war insbesondere der alte Datenstand des Online-Katalogs vom Dezember 2001, der erst im April 2002 über den Grunddienst MAB2 aus ALEPH 500 aktualisiert werden konnte: die Systemumstellung hatte eine geänderte Datenhaltung zur Folge, so dass die bisher eingesetzten Programme angepasst werden mussten. Weitere Aktualisierungen erfolgten Mitte Juni, Juli und August.

Im Mai erfolgte ein Oracle-Update für i3v (Zeitschriftenverwaltung): Kosten und Aufwand waren zur Produktionssicherheit erforderlich, da i3v absehbar über die Migration der Zeitschriftenverwaltung nach ALEPH 500 hinaus für die Buchbinder-Verwaltung eingesetzt werden wird (diese Funktionalität deckt ALEPH 500 in der derzeitigen Version nicht ab).

4.4 Systemverwaltung CD-ROM-Netz

Im Juni erschien im Unijournal der Aufsatz „10 Jahre CD-ROM–Datenbanken der UB im Campusnetz“. Auf den CD-ROM-Einzelarbeitsplätzen für nicht netzwerkfähige CDs wurde das Angebot auf 34 Datenbanken (2001: 14) ausgebaut. Im November konnte nach längeren Diskussionen die Erneuerung der Hardware und der Verwaltungs- und Zugriffs-Software des CD-ROM-Systems beschafft werden. Die Installation erfolgt im Frühjahr 2003, nach dem Berichtszeitraum. (Eine Liste der Datenbanken mit Stand Ende 2002 findet sich im Anhang unter 10.16.)

4.5 Systemverwaltung Dokumentlieferung (JASON / JADE, MEDEA)

Die Version MEDEA3 wurde im Auftrag des HBZ von der Firma ImageWare Components GmbH realisiert, durch zentrale Mittel des Landes Nordrhein-Westfalen (unter Beteiligung des Landes Rheinland-Pfalz) finanziert und ging im November in  den Produktionsbetrieb. Die Verbesserungen beinhalten einen zentralen MEDEA3-Server im HBZ, den zentralen Nachweis der Bestellungen, geringeren Aufwand in den Bibliotheken für die Installation und Administration der Medea-Stationen, Web-Oberfläche für die Bedienung, geringeren Aufwand für die Erstellung von Statistiken, problemlose Übermittlung von umfangreichen Dokumenten und die Auslieferung von Dokumenten im PDF-Format.

Seit der JASON-Programmversion  2.4 (November) ist die Verzweigung aus der Datenbank ZMATH (Zentralblatt Math) ins JASON-System beim FIZ Karlsruhe geschaltet. Mit der Ablösung von JASON-Express war die komplette Überarbeitung des JASON-Systems verbunden; die neue Version wurde nach dem Berichtszeitraum, am 01.01.2003, aktiviert. Durch die Integration des Gesamtbestandes der USB Köln, der ZBMed und der ZBL sowie von Beständen aus diversen Institutsbibliotheken stieg die Zahl der über JASON bestellbaren Zeitschriften auf 187.000.

4.6 Systemverwaltung lokales Netz, PC-Verwaltung Hardware einschließlich Standard-Software

Zur Unterstützung der Abteilung Digitale Medien beim Tenbruck-Projekt wurde ein FileMaker-Server aufgebaut (Februar/März). Im Oktober konnte ein Daten-Server beschafft und installiert werden. Damit gelang es, eine deutlich verbesserte Datenhaltung für das Krünitz-Projekt (s. Abteilung für Digitale Medien) zu gewährleisten. Ebenfalls für dieses Projekt wurde die Installation eines Test-Servers mit MySQL-Datenbank und zugehörigen Tools vorbereitet.

Wegen der Überlastung des zentralen Netzwerk-Servers der Bibliothek wurde dessen Erneuerung erforderlich. Die Beschaffung konnte noch im Berichtszeitraum erfolgen, doch die Installation verzögerte sich, da die neue Version Novell Netware 6 noch nicht zur Verfügung stand.

4.7 Projekt Migration ALEPH 500 Lokalsystem

Die Projektmitglieder sind im Jahresbericht 2000 genannt, Veränderungen im Jahresbericht 2001. Im Berichtszeitraum kam Frau Schmigalla hinzu zwecks Beteiligung an den umfangreichen Schulungen der Thekenkräfte.

Die Migration der Katalogisierung und Erwerbung auf das Lokalsystem ALEPH 500 erfolgte über den Jahreswechsel zu Beginn des Berichtszeitraumes. Systemarbeiten, Voreinstellungen zur Erwerbung und umfangreiche Schulungen waren Voraussetzung für den  Produktionsbetrieb.

Im Januar (30.01.2002) fand eine Sondersitzung der lokalen Projektgruppe statt, um die Erreichung des zweiten Meilensteins, die Migration der bibliographischen, der Exemplar- und weiterer Daten und des Projektverlaufs zu bewerten. Im Laufe des Jahres folgten Arbeitssitzungen der lokalen Projektgruppe und der Subteams, wenn notwendig auch übergreifend, zum nächsten, dem dritten und größten Meilenstein des Projekts: der Migration der Benutzungsdienste wie des Online-Katalogs einschließlich der Selbstbedienungsfunktionen und der Ausleihe mit Orts- und Fernleihe. Die Abschlusssitzung der Projektgruppe fand am 25.09.2002 statt zur Bewertung des erreichten dritten Meilensteins und der Projektarbeit – mit vielen Anregungen für zukünftige Projekte. Einige zu diesem Zeitpunkt noch offene Punkte konnten lokal gelöst werden (u.a. die Übernahme und Aufbereitung der Studierendendaten aus dem URT), andere in Zusammenarbeit mit der Hersteller-Firma der Software (zur Ausleihe, insbesondere Fernleihe), wieder andere mussten offen bleiben (Indexierung von Normdaten), da im HBZ und lokal unterschiedliche Versionen des Systems (mit unterschiedlicher interner Zeichendarstellung – HBZ: bibliothekarischer Zeichensatz, lokal: Unicode) eingesetzt werden. Die Verantwortung für den Produktionsbetrieb des Systems ALEPH 500 liegt in der EDV-Abteilung: die Verantwortung für den Einsatz des Systems in den Abteilungen ist mit der Produktionsaufnahme auf die jeweiligen Abteilungsleiter, die Abteilungsleiterin oder die Sachgebietsleiterinnen bzw. Sachgebietsleiter übergegangen.

Im Laufe des Jahres fanden neben den lokalen Besprechungen weitere regelmäßige Sitzungen innerhalb des Konsortiums mit einzelnen NRW-Bibliotheken (ULB Düsseldorf, UB Duisburg, UB Essen, UB FU Hagen, UB Siegen) statt: Die wichtigsten Themen waren die

Abstimmung über ein OPAC-Design in Kooperation mit dem HBZ und das Fernleihe-Konzept in Kooperation mit der Digitalen Bibliothek, die Systemanalyse der Installation der Ausleihe, der Terminplan zur Migration der Ausleihe und des Online-Katalogs und die Details zur Migration und Produktionsaufnahme. Die Abstimmung der Anforderungen des Konsortiums an die Fernleihe erfolgte überwiegend per E-Mail.

Im Mai stand eine erste Arbeitsversion des ALEPH 500-OPACs auf dem Testserver zur kritischen Begutachtung im Hause zur Verfügung. Der neue OPAC erfordert einen Browser, der die interne Zeichendarstellung in Unicode in UTF-8 (Unicode Transformation Format-8) ausgeben kann: es wurde vereinbart, dass die vom URT betreuten CIP-Pools rechtzeitig mit kompatiblen Browsern ausgestattet werden.

Die Nacharbeiten zu bereits migrierten Daten und die Konsolidierung der Funktionalität der eingesetzten ALEPH-Module einerseits und die Vorbereitungen der Migration der Ausleihe und des Online-Katalogs andererseits banden im Frühjahr und Sommer deutlich mehr Kräfte als zunächst geschätzt; daher musste die Migration der Zeitschriftenverwaltung auf Januar 2003 verschoben werden. Im Unterschied etwa zu bibliographischen und Exemplardaten liegen Export und Datenaufbereitung in der Verantwortung der Bibliothek, die Hersteller-Firma liefert die Lade-Programme. Der Vertrag wurde im Juni (07.06.2002) unterzeichnet. Wie die Daten der Ausleihe sind auch diejenigen der Zeitschriftenverwaltung in keiner Weise normiert, so dass die Zuordnung der exportierten zu den zu importierenden Daten sehr sorgfältig analysiert und geprüft werden musste.

Parallel zur Konfiguration des Systems wurden Handscanner und Thekendrucker für die Ausleih-PCs beschafft und die PCs für die Schulungen der Thekenkräfte an der Ausleihe unter ALEPH 500 installiert. Um die Handscanner in ALEPH 500 verwenden zu können, wurde das Programm "sendkey" entwickelt, welches die gelesenen Daten aufbereitet und prüft. Diese Software wurde auch (mit kleineren Anpassungen) den Konsortial-Bibliotheken Duisburg, Düsseldorf, Hagen und Siegen zur Verfügung gestellt. Im Juli konnte die erste Testmigration der Benutzerdaten laufen und Nachkorrekturen bearbeitet werden.

Zur Vorbereitung der ALEPH 500-Schulungen der Thekenkräfte mussten zunächst Windows 2000-Schulungen durchgeführt werden. Im Juli und August standen Tests und Schulungen in ALEPH 500 teilweise im Konflikt: Wenn Daten geladen wurden, konnte nicht zeitgleich geschult werden – zur Schulung sollten aber aktuelle sowie ggf. korrigierte Daten und Systemeinstellungen zur Verfügung stehen. Die letzten Softwareergänzungen zur Fernleihe kamen erst kurzfristig vor dem Migrationstermin. Der Zeitdruck war dadurch enorm.

Dennoch verliefen Anfang September (28.08. bis 02.09.2002) die Migration der Ausleihe-Daten und die Umstellung der Theken-PCs sowie der Benutzungs-PCs in den Lesesälen erfolgreich: der Produktionsbetrieb von ALEPH 500 mit Ausleihe (Ortsleihe und Fernleihe) und Online-Katalog (Recherche und Selbstbedienungsfunktionen) begann wie angekündigt am 03.09.2002. Die Bearbeitung von Korrekturwünschen zum Online-Katalog, zu den Selbstbedienungsfunktionen der Ausleihe / Fernleihe und zu Details der Ausleihe sowie die Optimierung des Systems im Produktionsbetrieb zogen sich bis über das Ende des Berichtszeitraums hinaus.

Eine letzte Sitzung der im Konsortium teilnehmenden Bibliotheken fand am 22.11.2002 statt; zum Jahresende erfolgte die Gesamtabnahme des Systems.

Die Systemumstellungen im Januar und September betrafen bis auf wenige Ausnahmen sämtliche Arbeitsplätze in der Bibliothek und verlangten nicht nur den Projektmitgliedern, sondern den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern insgesamt eine erheblich  über das Tagesgeschäft hinausgehende Anstrengung ab.

Ausgabenübersicht der Projektmittel für ALEPH 500:

 

Anteil

Anteil + MWSt.

Projektbudget Anteil 2002

107.758,62 DM

125.000,00 DM

 

55.095,69 €

63.911,00 €

 

Kosten

Kosten + MWSt.

Anwendungs-Software ca.

   

Summe Lizenzen

50.083,60 €

58.096,98 €

Lizenz Schnittstelle Fernleihe HBZ

2.560,00 €

2.969,60 €

Ergänz. Dienstleistungen im Konsortium

3.024,54 €

3.508,47 €

Summe Ausgaben 2002

55.668,14 €

64.575,04 €

Differenz aus Projektbudget

-572,45 €

-664,04 €

     

Überlastmittel (2000)

35.261,51 €

40.903,35 €

Testsystem Lizenzen und Installation

1.912,23 €

2.218,19 €

Datenmigration Zeitschriften

12.100,00 €

14.036,00 €

Datenmigration Ausleihe

6.563,33 €

7.613,46 €

Datenexport BABSY

5.521,00 €

6.404,36 €

Hardware (Drucker, Handscanner)

13.129,34 €

15.230,03 €

Summe Ausgaben aus Überlastmitteln

39.225,90 €

45.502,05 €

Differenz aus Überlastmitteln

-3.964,39 €

-4.598,70 €

     

Differenz zu Projektbudget / Überlastmittel

-4.536,84 €

-5.262,74 €