6. Abteilung 3 Erwerbung und Erschließung

6.1 Erwerbung

Das Jahr 2002 wurde in der Erwerbungsabteilung geprägt durch Veränderungen im personellen Bereich, die Umstellung des EDV-Systems sowie die damit verbundenen strukturellen Veränderungen der Aufgabenverteilung. Des weiteren stellte sich die Erwerbungsabteilung auf den Euro als neue Hauswährung ein.

Monographien

In der Erwerbungsabteilung gab es im Jahre 2002 personelle Veränderungen im Bereich Monographien: Im November schied Herr Bertges nach 24 Jahren aus. Herr Bertges war seit 1980 zuständig für die Erstellung der Statistik für die Bereiche Erwerbung und Erschließung. Dankenswerterweise übernahm er dennoch die Fertigstellung der Ausgabenstatistik bis zum Rechnungsschluss im Dezember. Die Stelle von Herrn Bertges wurde nicht mehr neu besetzt.

Direkt zu Beginn des Jahres 2002 startete die Erwerbungsabteilung mit dem Routinebetrieb im Lokalsystem ALEPH 500. Im Rahmen des Erwerbungsmoduls erfolgen sowohl die Bestellkatalogisierung, die Eingangsbearbeitung, die Rechnungserfassung, die Etatverwaltung als auch die Statistik. Dadurch kann hieraus zukünftig u.a. die Erwerbungsstatistik abgelesen werden. Des weiteren wurden die bisher noch nicht elektronisch erfassten Fortsetzungsbestellungen – inklusive der Loseblattausgaben – in ALEPH 500 eingegeben, so dass ab sofort auch die Verwaltung dieser Bestellungen – Eingangsbearbeitung, Rechnungserfassung, Mahnroutinen und Statistik – elektronisch erfolgen kann.

Aufgrund der Besonderheiten bei der Beschaffung, Erfassung und Bereitstellung elektronischer Medien in der Bibliothek wurde eine neue Sparte in der Erwerbungsabteilung eingerichtet: Seit August ist Frau Hünert zuständig für die umfassende Bearbeitung von Nichtbuchmaterialien sowie die Vermittlung von Informationen und Koordination zwischen den Fachreferaten und der EDV-Abteilung. Des weiteren bearbeitet Frau Hünert die im Tausch eingehenden Dissertationen.

Die Anzahl der ausgedruckten und verschickten Bestellungen betrug 9.125 (2001: 7.778). Hinzu kommen noch e-mail-, FAX-, Internet- und antiquarische Bestellungen.

Für 813.108 € (1.323.842 DM) wurden 14.090 (12.140) neue Medien gekauft, davon u.a. 13.182 (10.756) Medien in gedruckter Form und 551 (1.152) Mikromaterialien.

Geschenke, Tausch, Dissertationen

Geschenke Monographien 2002 (2001)
Anzahl: 4.176 (3.364)
Davon Mikrofiches:  6 (1)
Tausch Monographien
Anzahl:  335 (449)
Davon Mikrofiches:  0 (0)
Dissertationen:
Anzahl:  942 (983)
Davon Mikrofiches: 107 (167)
Davon Trierer Dissertationen: 108 (104)
Davon elektronische Versionen: 24 (25)

Das Angebot der Universitätsbibliothek, Dissertationen elektronisch zu veröffentlichen, wird gleichbleibend genutzt.

Tauschvolumen der Universitätsbibliothek Trier:

Anzahl der für den Schriftentausch zur Verfügung stehenden Schriftenreihen, Zeitschriften, Jahrbücher, etc.: 14 (14). Anzahl der regelmäßigen Tauschpartner der Universitätsbibliothek: 241 (241).

Abgänge 2002 (2001)
Anzahl: 6.151 (6.755)
Davon Mikrofiches: 0 (0)

Auch in diesem Jahr wurde wieder eine große Anzahl von Bänden ausgeschieden.

Zeitschriften

Auch in der Zeitschriftenstelle gab es eine personelle Veränderung: Frau Heinrich schied im August nach 10 Jahren aus. Ihre Stelle konnte im Jahre 2002 nicht mehr neu besetzt werden.

Der Schwerpunkt in der Tätigkeit der Zeitschriftenstelle lag – neben dem Routinebetrieb – in der Vorbereitung der Datenmigration aus dem i3v-Zeitschriftenverwaltungssystem in das ALEPH 500-Lokalsystem. Hierfür waren umfangreiche Vorarbeiten erforderlich.

Im Jahr 2002 verzeichnete die Zeitschriftenakzession 4.919 (2001: 5.137) laufende Zeitschriftenabonnements und 38 (2001: 42) Zeitungsabonnements (davon 6 (7) auf Mikrofilm und 2 (2) CD-ROM-Abos.

Die Zeitschriftenabonnements gliederten sich wie folgt:

  Inland Ausland
Kauf 1.474 2.452
Geschenk 546 284
Tausch 112 51

Für die Kauf-Abonnements (einschließlich Rückergänzungen) ergaben sich Ausgaben in Höhe von 818.209 Euro (2001: DM 1.386.515).

Den 25 (33) Neubestellungen standen 149 (189) Abbestellungen gegenüber. Außerdem haben 118 (59) Zeitschriftentitel ihr Erscheinen eingestellt.

Im Berichtsjahr wurden von der Zeitschriftenakzession in der Zeitschriftendatenbank (ZDB) 7 neue Titelaufnahmen, 306 neue Lokalsätze,  710 Lokalsatzkorrekturen und 30 Korrekturanträge erstellt.

6.2 Erschließung

Zentrale Dienste

Nachdem im Dezember 2001 die Lokaldaten der UB Trier nach ALEPH 500 überführt worden waren, wurde das neue Lokalsystem intern am 10.01.2002 freigegeben. Gleichzeitig fanden weitere Schulungen im lokalen Erwerbungssystem statt, so dass ab dem 16. Januar Bestellungen wieder eingegeben werden konnten. Auch für die Katalogisierung ergaben sich Fortschritte: Seit Anfang Februar stehen die Normdaten für Personen, Körperschaften und Schlagwörter wieder aktuell, d. h. bei Neuerfassungen und Korrekturen mit einer Verzugszeit von maximal eineinhalb Wochen, zur Verfügung. Probleme bei der Erfassung und Darstellung von Diakritika und Sonderzeichen konnten im Februar behoben werden. Am 22.03.2002 wurden im Katalogisierungssystem Plausibilitätsprüfungen eingerichtet, mit denen sich eine Reihe von Versäumnissen und Fehlern bei der Datenerfassung verhindern lässt. Seit Oktober schließlich ist es auf Verbundebene möglich, zwecks Bestellung bzw. Katalogisierung Datensätze nicht nur wie bisher aus der deutschen und der britischen Nationalbibliographie in Kopie zu übernehmen, sondern auch aus drei anderen deutschen Bibliotheksverbünden (aus Bayern, Berlin-Brandenburg und dem Norddeutschland sowie große Teile Ostdeutschlands umfassenden Gemeinsamen Bibliotheksverbund). Bei konsequenter Nutzung dieses Instruments ist, zumindest bei der Erfassung der Neuzugänge, von einer merklichen Steigerung der Arbeitseffizienz auszugehen.

Am 16.08.2002 wurden, nach erfolgreicher Einpflegung durch die EDV-Abteilung und umfangreichen Tests in der Abteilung Erschließung, mit dem sogenannten Patch 4 Funktionsänderungen und Verbesserungen in ALEPH 500 installiert.

Die Verbesserungen in der Katalogisierung kommen im BIB-KAT zum Tragen. Am 03.09.2002 wurde der bisherige BABSY-Katalog durch einen ALEPH-OPAC mit den wesentlichen Grundfunktionen ersetzt. Die Suche nach Neuerwerbungen ist seit dem 25. September, die Suche nach Semesterapparaten seit dem 7. November möglich. Durch die gleichzeitige Produktionsaufnahme der Ausleihe und des BIB-KATs in ALEPH 500 ergab sich zudem die Notwendigkeit, einige der Erfassungskonventionen zu verändern, um die exemplarspezifischen Daten und die Funktionalitäten in der Ausleihe bzw. im OPAC aneinander anzugleichen.

Die Anzahl der Katalogisate für Neuzugänge lag im Berichtsjahr, bei einem leichten Rückgang von 2,6 Prozent gegenüber dem Jahre 2001, wiederum unter 20.000 und ist weiterhin bedingt durch die sehr knapp bemessenen, insgesamt stagnierenden Erwerbungsetats.

Zu den Gremien: Die ALEPH-AG tagte im Jahre 2002 sechsmal, das Kolloquium als Gremium aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Abteilung Erwerbung und Erschließung dreimal. Die Leiterin der Zentralen Dienste, Frau Unkhoff-Giske, nahm an der Sitzung der Lokaldaten-AG des HBZ (17.04.2002) sowie an der Informationsveranstaltung für Formal- und Sacherschließer am 21.11.2002 in Köln teil.

Schlagwortredaktion

Die bereits für das Jahr 2001 geplante Nachführung von Schlagwortketten der Deutschen Nationalbibliographie (DNB-Reihen A, B und H, Lücke seit Januar 2000) durch das Hochschulbibliothekszentrum (HBZ) in Köln konnte im Zeitraum 08. – 26. Mai 2002 realisiert werden. Diese retrospektive und seither wöchentlich erfolgende Einspielung bedeutet, dass im BIB-KAT alle Verlagspublikationen aus dem deutschen Sprachgebiet auch ab Erscheinungsjahr 1999 endlich wieder komplett verschlagwortet sind und demzufolge mit Schlagwörtern, d. h. inhaltlich, gefunden werden können.

Darüber hinaus hatte das HBZ zugesagt, unverschlagwortete Titelsätze mit den entsprechenden Schlagwortketten aus dem Bibliotheksverbund Bayern (BVB) anzureichern. Diese Einspielung kann allerdings erst nach der für das Jahr 2004 geplanten Datenmigration des BVB erfolgen. Im Hinblick darauf wird, auch wegen anderer Prioritäten, erwogen, die im Jahre 2001 in der UB Trier begonnene manuelle Nachführung von Schlagwortketten des BVB wieder einzustellen.

Für das Berichtsjahr ist eine Bestandsvermehrung um ca. 20.400 verschlagwortete Bände zu konstatieren; dies bedeutet eine Steigerung um 4,5 Prozent gegenüber dem Jahr 2001. Im Gegensatz zum Vorjahr ist dagegen die Eigenleistung von ca. 10.100 verschlagworteten Bänden mit -5,4 Prozent leicht rückläufig.

Wegen einer Gremienstrukturänderung fand die alljährliche Sitzung der Schlagwortredaktionen des HBZ im Jahre 2002 nicht statt. Als Vertreter der HBZ-Verbundbibliotheken nahm Herr Wessel an den Sitzungen der Expertengruppe RSWK-SWD in Frankfurt/Main (13.06. und 06.12.2002) teil. Aus der Arbeit dieses Regelwerksgremiums entstand im Berichtsjahr unter anderem die 2. Ergänzungslieferung zu den Regeln für den Schlagwortkatalog (RSWK).

Rekatalogisierung

Schien zu Ende des letzten Jahres eine Trendwende eingetreten zu sein und damit ein Ende der Reakatalogisierung greifbar nahe, so hat diese Hoffnung getrogen. Vielmehr sind die Zahlen erneut abgesunken. Die Suche nach einer Erklärung bringt keine einfache Lösung, vielmehr gibt es ein ganzes Bündel von einzelnen Fakten, die für den Rückgang mitverantwortlich sind. Zwei Beispiele mögen dafür stellvertretend genannt sein:

- Personelle Ausstattung

Die Rekatalogisierung wird ganz von der Abteilung Erwerbung und Erschließung getragen, das heißt, dass sich personelle Veränderungen immer im Gesamtergebnis niederschlagen. So ist die Zahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Buchbearbeitung in der Medienbearbeitung von 20,5 auf 18,5 Stellen, also um 10 %, zurückgegangen, in der zentralen Rekatalogisierung bei den Fachkräften hat sie nominell in etwa stagniert, bei den hier beschäftigten studentischen Hilfskräften ist sie gesunken.

Über den aktuellen Stand der Rekatalogisierung informiert die folgende Übersicht:

Stand der Rekatalogisierung Anfang 2003

 

Fach

Stand 12/2001

Rekat 2002

Stand 12/2002

Allgemeines

5220

1150

4070

Pädagogik

5000

500

4500

Psychologie

0

0

0

Philosophie*

9100

700

8400

Allg. Literatur- u. Sprachwiss.

0

0

0

Medienwissenschaft

0

0

0

Klassische Philologie

4150

3950

200

Romanistik

9500

3300

6200

Germanistik

600

500

100

Anglistik

0

0

0

Slavistik

0

0

0

Sinologie

0

0

0

Japanologie

0

0

0

Mittlere und Neuere Geschichte

5680

2700

2980

Alte Gesch., Papyrol., Byzantin.

4900

4900

0

Klassische Archäologie

6400

100

6300

Kunstgeschichte

6250

250

6000

Ägyptologie

4400

900

3500

Politikwissenschaft

0

0

0

Soziologie/Ethnologie

12750

6250

6500

BWL/VWL

500

500

0

Mathematik

0

0

0

Informatik/LDV

0

0

0

Rechtswissenschaft

11150

2400

8750

Geographie/Geowissenschaft

0

0

0

Theologie

1000

1000

0

Lusitanistik

0

0

0

Gesamt

86600

29100

57500

* Die Zahl der im Fach Philosophie zu rekatalogisierenden Bände wurde aufgrund neuer, exakterer Zählung gegenüber früheren Angaben nach oben korrigiert.

- ALEPH 500

Zu Beginn des Jahres wurde die Erwerbungskomponente von ALEPH 500 in Betrieb genommen, was mit einem beträchtlichen Schulungsaufwand für die Betroffenen in der Medienbearbeitung einherging, notwendige Zeit, die für anderes nicht zur Verfügung stand. Daneben hat sich gezeigt, dass der Vorteil der Transparenz eines einheitlichen Geschäftsganges von der Bestellung bis zur Aufstellung im Regal einen ganz erheblichen Mehraufwand erfordert, denn vieles war im Vorgängersystem entweder gar nicht möglich oder aber erheblich gröber „gestrickt“. Dafür lassen sich viele Beispiele finden. Eines mag zur Erläuterung genügen: Die Anlage einer Bestellung im alten System erfolgte im Katalogisierungsmodul (mehr gab es nicht) und konnte ohne Rücksicht auf den Buchpreis geschehen; die für die Mittelbewirtschaftung wichtige Bestimmung der gebundenen Mittel wurde mit fächerbezogenen Durchschnittspreisen von der Erwerbungsabteilung durchgeführt. ALEPH 500 verlangt nach der Anlage eines Datensatzes im Katalogisierungsmodul ein Umschalten ins Erwerbungsmodul. Dort ist eine Vielzahl von zusätzlichen Angaben nötig, u.a. wegen der korrekten Mittelüberwachung die exakte Angabe des individuellen Buchpreises, der gerade bei Neuerscheinungen oder ausländischer Literatur oft genug umständlich ermittelt werden muss.

Insgesamt hat sich der Aufwand für das Bestellen merklich erhöht, und der hierfür erforderliche Zeitaufwand geht für andere Arbeiten verloren. Dies lässt sich folgendermaßen verdeutlichen:

Arbeitsvorgänge  pro Jahr

2001

2002 - Bestellungen einfach gewichtet

2002 - Bestellungen doppelt gewichtet

Bestellungen

7778

9125

18250

Katalogisierung

19671

19161

19161

Rekatalogisierungen

47485

36243

36243

Gesamt

74934

64529

73654

Ohne jetzt in eine detaillierte Diskussion über den exakten Umfang des Mehraufwandes (Faktor 1,5 oder 2) für die zudem 2002 höhere Zahl an Bestellungen im Vergleich zum alten Erwerbungssystem einsteigen zu wollen, macht die Rechnung deutlich, dass er ganz konkrete Folgen für die tägliche Arbeit hat: Die aktuelle Literaturversorgung (Bestellung und Katalogisierung) hat die höchste Priorität, erst die danach noch verfügbare Zeit kommt der Rekatalogisierung zugute.