8. Abteilung 5 Benutzung und Information

8.0 Öffnungszeiten

Öffnung: 344 Tage mit einer Wochenöffnungszeit von 80 Stunden.

Planmäßige Schließung der gesamten Bibliothek: an 10 gesetzlichen Feiertagen, an Karsamstag, Heiligabend und Sylvester.

Planmäßige Schließungen dezentraler Eingänge: in den Abendzeiten an 14 Wochen im Jahr.

Außerplanmäßige Schließungen 1: vom 22.12. bis zum 31.12. mit Ausnahme des Lesesaals C für Juristen und Wirtschaftswissenschaftler (außerplanmäßige Öffnung 3 Tage mit je 6 Stunden für die Hausarbeiten der Jurastudierenden).

Außerplanmäßige Schließungen 2: 536 Stunden wegen Erkrankungen an dezentralen Eingängen.

8.1 Auskunft

Personal: 7 Personen des Gehobenen Dienstes, unterstützt von 5 Personen des Gehobenen Dienstes und 5 Personen des Höheren Dienstes in Vertretungsfällen.

Kommunikation: Es fanden 12 monatliche Auskunftsbesprechungen statt. Daneben wurde Wissenswertes mit E-Mail an alle weitergeleitet.

Fortbildung: 3 Veranstaltungen zu den Themen Bibliothekartag, ALEPH-Schulung und Teamarbeit wurden von 3 Personen besucht.

Arbeitsinhalte

· Die Auskunft war 52 Wochen im Jahr an je 5 Werktagen (mit Ausnahme der Schließungen der gesamten Bibliothek) mit je 10,5 Stunden täglich besetzt: 2.627,5 Stunden im Jahr. Die Auskunft war in den „Hauptgeschäftszeiten“ von 11 bis 15 Uhr 30 jeweils doppelt besetzt.

· Betreuung und Redaktion der einschlägigen Auskunftstexte und von Teilen der Hilfetexte der Netzseiten der Bibliothek sowie Überarbeitung und Neuauflage der Bibliotheksbroschüre „Bibliothek kompakt“ in 3.000 Exemplaren.

· 112 Erstsemesterführungen in den ersten Wochen des Wintersemesters 2002/2003, 28 Führungen für Schülergruppen und andere Externe sowie mehrere Führungen am Tag der Offenen Tür der Universität.

· 23 universitäre Schulungen durch 2 Auskunftspersonen zu fachlichen und allgemeinen Datenbanken auf CD-ROM und im Internet.

· Beantwortung von 800 Mails binnen eines Jahres (Vorjahr: 700).

· 997 Anfragen mit Human Click, davon 734 als Online-Chat.

· Versand von 26 Kopieraufträgen mit Einnahmen von 236 € ( + 15 % z.Vj.).

· Im Rahmen der Vorarbeiten zur Systemumstellung der Bibliotheks-EDV nahm der Leiter der Auskunft regelmäßig an der OPAC-Arbeitsgruppe teil und war nach der Umstellung Hauptansprechpartner für Kritik und Anregungen sowie Ideengeber für Problemlösungen.

· Mitarbeit im Rahmen eines Medienprojekts des Faches Medienwissenschaften der Universität an der Erstellung eines multimedialen Benutzungsführers „Abenteuer Bibliothek“ (s.a. 5.5.). Im Gegensatz zu anderen Bibliothekseinführungen begnügte man sich nicht mit den notwendigen Serviceinformationen zur Erschließung und Nutzung der Bestände, sondern konzipierte einen „virtuellen Reiseführer“ mit verschiedenen multimedial aufbereiteten Hintergrundinformationen zu den verschiedenen Bereichen und Abläufen der Bibliothek sowie Portraits von Nutzern und Mitarbeitern. 20 Studierende erstellten Texte, Audio- und Videobeiträge, dabei wurden sie durch die Auskunft unterstützt und fachlich beraten. Das fertige Produkt wurde am 28.11. der Öffentlichkeit präsentiert und erzielte eine positive Resonanz in der Lokalpresse und der Fachöffentlichkeit. „Abenteuer Bibliothek“ ist seitdem über die Homepage der Bibliothek im Internet abrufbar unter der URL: http://ub-dok.uni-trier.de/virtual/index.htm.

8.2 Ausleihe

Personal

Von eingangs 22 Halbtagskräften bzw. halbtags im Thekendienst arbeitenden Personen verblieben am Ende des Jahres nur mehr 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Es mussten wöchentlich 80 Stunden Thekendienst durch studentische Hilfskräfte wahrgenommen werden.

Kommunikation

Es fanden 7 Personalversammlungen der Ortsleihe statt mit jeweils rund 1,5 Stunden Dauer.

Fortbildung

Die Leiterin des Sachgebiets nahm 8 Tage an auswärtigen Fortbildungen in Sachen Systemumstellung EDV und an 3 Tagen für persönliche Fortbildung teil.

780 Arbeitsstunden benötigten die der Systemumstellung vorausgehenden Schulungen des Thekenpersonals und 47 Arbeitsstunden die Teilnahme an persönlichen Fortbildungsangeboten der Universität.

Ausleihen

· Von 26.634 eingeschrieben Kunden ( + 18 % z.Vj.) im Jahr 2002 tätigten

· 5.232 Personen (23 % aller Registrierten) aktive Ausleihen. Es wurden

· 426.809 ( - 5 % z.Vj.) Ausleihverbuchungen vorgenommen bei

· 59.206 Vormerkungen ( - 16 % z.Vj.) für Ausleihen.

In der Ausleihverwaltung wurden mit 4,75 Personen

· 216 (Vorjahr 229) Buchverlustfälle bearbeitet,

· 79.342,12 € (Vj: 64.558 €) Säumnis- und Fernleihgebühren eingenommen,

· 13.865 Briefe per Hauspost versandt sowie 35.680 per Deutscher Post nach außerhalb. Der Rückgang um 30 % zum Vorjahr reflektiert einerseits die vermehrte Nutzung von E-Mail-Benachrichtigungen, andererseits die reduzierte Zahl der versandten Brieftypen im neuen EDV-System ALEPH 500.

· 49.545 Briefe wurden ausgedruckt und kuvertiert (- 29 % z.Vj.).

· 1.438 Einschreibebriefe mit Zustellungsurkunde wurden manuell hergestellt und versandt.

· Es fielen 19.980 € Briefporti à 0,56 € an sowie 6.615 € Einschreibeporti,

· bei Einnahmen von 4.511 €  Kostenerstattung für Bereitstellungsbenachrichtigungen.

· 726 Suchanfragen der Kundschaft wurden recherchiert. In 45 % der Anfragen fanden sich die Bücher 2 Tage nach Anfrage wieder am Standort.

· an 735 Stunden im Jahr beantwortete die Reklamationsstelle Kundennachfragen und Kundenbeschwerden über Zahlungs- und Rückgabeaufforderungen der Bibliothek.

· In der Loseblattstelle wurden 1.985 Lieferungen nachgelegt, d.h. rund 165 pro Monat.

8.3 Fernleihe

Personal

Mit 4,5 Stellen und 56 wöchentlichen Hilfskraftstunden bewältigte die Fernleihe die großen Veränderungen im Jahr 2002.

Arbeiten

· seit dem 1.3.2002 können Benutzer ihre Fernleihbestellungen online über die Digitale Bibliothek NRW aufgeben.

· 9 Arbeitstage wurden vom Fernleihpersonal für Fortbildungsveranstaltungen aufgewendet.

· 3 Dienstreisen an 4 Arbeitstagen wurden von der Leiterin des Sachgebiets in Sachen VBRPexpress und ALEPH-Umstellung unternommen.

· Zum EDV-Systemumstieg waren zahlreiche Projektsitzungen, Tests und Schulungsveranstaltungen nötig.

· Die Einführung von Medea 3 zur Bearbeitung von JASON-Bestellungen löste im letzten Vierteljahr von 2002 die alte DOS- mit einer Windows-Software ab.

Fernleihaufkommen

Die Universitätsbibliothek Trier sendet 12 % mehr Material in die Fernleihe, als sie empfängt:

· Passive Fernleihe

9.639 universitäre Bestellungen auf Zeitschriftenaufsätze konnten positiv erledigt werden ( + 26 % z.Vj.) sowie 17.608 Bestellungen auf Monographien ( - 8 %).

· Aktive Fernleihe

Von 12.116 eingehenden Bestellungen von auswärts ( + 29 % z.Vj.) auf Zeitschriftenaufsätze konnten 10.791 (= 89 %) positiv erledigt werden und von 27.483 Bestellungen auf Monographien ( + 11 %) 19.725 positiv versandt werden. Mit jeweils 52 Wochenstunden wurde die verlangte Aufsatzliteratur eingescannt und versandt.

· VBRPexpress

Von 1.030 bis Oktober eingehenden Bestellungen (+15 % z.Vj.) konnten 390 (= 39 %) positiv erledigt werden. Ab Oktober liefert die Bibliothek infolge der Systemumstellung und z. Zt. inkompatibler Software nicht mehr an rheinland-pfälzische Bibliotheken.

8.4 Medienverwaltung

Mit 8 Mitarbeitern sowie studentischen Hilfen im Umfang von durchschnittlich 72 Wochenstunden wurden neben dem Tagesgeschäft umfangreiche Pack-, Rück-, Stell-, Demontier-, Montier-, Regalier-, Speditions- und Räumarbeiten im Zusammenhang mit der Sanierung der Bibliothekszentrale durchgeführt:

· 492.055 Buchrückstellungen als reguläres Tagesgeschäft

· 7.399 Meter Büchertransport im Rahmen der Sanierung

· 726 Nachforschungsfälle mit 331 am Regal vorgefundenen Büchern

· komplette Stellrevisionen aller Säle

· Umzug der Orts- und Fernleihverwaltung sowie

· des Zentralschalters an den provisorischen Platz für die Zeit der Sanierung des 1. Abschnitts im Erdgeschoß der Zentrale und

· Umzug der Zettelkataloge der Universitätsbibliothek, der Stadtbibliothek und der Bibliothek des Priesterseminars.

Kopierstelle

· 78.065 Kopien für Fernleihe und dienstliche Zwecke mit studentischer Hilfe im Umfang von 16 Wochenstunden.

Verpackungsstelle

· 991 Container wurden im Rahmen der Fernleihe versandt mit 25.342 eingepackten Büchern bei einem Containereingang von 1.030 Stück.

· 3.226 Sendungen mit 5.398 Büchern wurden verpackt und auf dem Postwege versandt ( + 8 % z.Vj.).

· 834 Sendungen im Rahmen des bundesdeutschen Tausch- und Geschenkdienstes wurden auf den Postweg gebracht ( + 17 % z.Vj. ).

8.5 Medienausstattung

1,5 Mitarbeiter und halbjährig 2 Halbtagshilfen erledigten folgende Arbeiten:

· 46.568 Medieneinheiten (Bücher, CD-ROMs, Mikrofiches, Mikrofilme, DVDs, Mappen etc.) wurden mit Signaturschildern ausgestattet ( + 12 % z.Vj. )

· 13.157 Bände wurden in die Neuerwerbungsausstellung eingebucht ( + 13 % z.Vj. ) und

· 5.221 Bände ( - 24 % z.Vj. ) in die Buchbinderausleihe.

· Die Verweildauer der Materialien in der Ausstattungsstelle betrug rund 1 Woche und konnte damit gegenüber dem Vorjahr beschleunigt werden.

8.6 Buchbinderei und Einbandstelle

In der Buchbinderei wurden von einem Mitarbeiter

· 298 Bände gebunden ( + 38 %),

· 485 Sonderarbeiten wie Reparaturen oder Ziehmappen hergestellt und

· 172 Arbeitsstunden auf Restaurierungsarbeiten verwendet.

In der Einbandstelle wurden von 1 Mitarbeiter und studentischer Hilfe im Umfang von 8 Wochenstunden

· 10.068 Bände nach auswärts zum Binden gegeben ( - 12 %). Kostenpunkt: 137.891 €.